Hace algún tiempo publicamos un artículo con estadísticas notables. La investigación mostró que el 60% de las empresas apenas contestan el teléfono durante el horario de oficina opnemen. Un cálculo simple mostró que esto puede resultar rápidamente en decenas de miles de euros en ingresos perdidos.

Una buena razón para tomar medidas. Una de las funciones gratuitas más valiosas de Belfabriek es el contestador digital.

Si todos sus empleados están ocupados y la cola de espera es demasiado larga, los llamantes pueden dejar un mensaje gracias al contestador digital (a veces también llamado Voice2e-mail). Luego, recibirá la grabación de audio por correo electrónico. En este artículo le contamos cuáles son las ventajas de esta función y cómo funciona el contestador digital. Por supuesto, también le proporcionamos un práctico plan de pasos para activar su propio contestador digital.

Las ventajas de un contestador digital

La principal ventaja del contestador digital la disfruta usted mismo. La investigación mencionada anteriormente mostró que uno de cada cuatro llamantes que no puede comunicarse con su organización llama a un competidor. Con el contestador digital, ofrece a estos llamantes la posibilidad de dejar un mensaje y usted les devuelve la llamada tan pronto como tenga la oportunidad. Con esto, resumimos inmediatamente las ventajas del contestador digital en su empresa:

  • Pierde menos llamadas
  • Sus llamantes lo consideran más accesible
  • Muestra cuán orientado al servicio está al devolver la llamada rápidamente

Suficientes razones para activar esta práctica función. Le mostraremos que esto es rápido y sencillo. Pero primero, veamos cómo funciona el contestador digital. ¿Qué escucha el llamante, y cuándo y cómo recibe el archivo de audio?

Cómo funciona el contestador digital

Programa esta función de tal manera que se active automáticamente cuando sea necesario; por ejemplo, cuando su oficina esté cerrada, cuando no se conteste dentro de 15 a 20 segundos o cuando todas las líneas estén ocupadas y la cola de espera supere una longitud máxima. En este último caso, se aconseja generalmente no dejar más de ocho personas esperando antes de un llamante. Si hay más de ocho llamantes en la cola de espera, es recomendable transferir al llamante directamente al contestador digital.

Una vez que haya elegido los momentos en los que se activará esta función, es importante crear mensajes de texto adecuados.

Ejemplos:

  • “En este momento estamos cerrados. Puede contactarnos de lunes a viernes de 9:00 a 17:00. También puede dejar su mensaje después del tono. Le devolveremos la llamada lo antes posible.”
  • “En este momento hay mucha actividad en el departamento telefónico. Por eso le pedimos que lo intente de nuevo más tarde. También puede dejar su mensaje después del tono. Le devolveremos la llamada lo antes posible.”
  • “En este momento no podemos atender el teléfono, le pedimos que lo intente de nuevo más tarde. También puede dejar su mensaje después del tono. Le devolveremos la llamada lo antes posible.”

Estos son solo algunos ejemplos que puede adaptar a su gusto para uso personal. También es posible dejar el texto estándar de Belfabriek: “Bienvenido a nuestro buzón de voz automático, puede dejar un mensaje para nosotros después del tono.”

Puede grabar sus propios textos, pero naturalmente causará una mejor impresión con un actor de voz profesional. Belfabriek le ofrece un descuento en los servicios de voces profesionales. Comuníquese con nuestro servicio al cliente al 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227) para obtener más información.

El mensaje grabado por el llamante lo recibirá automáticamente por correo electrónico como un archivo de audio que muchos paquetes de software diferentes pueden reproducir.

¿Tiene su organización varios departamentos o sucursales? Entonces también es posible configurar el contestador digital de tal manera que cada departamento o sucursal tenga una configuración separada de esta función. De esta manera, el jefe relevante recibe correos electrónicos con las grabaciones de audio para su departamento. También es posible enviar las grabaciones de audio a varias direcciones de correo electrónico al mismo tiempo.

Qué contiene el correo electrónico

Como se mencionó, recibirá el mensaje de voz grabado por correo electrónico. Esta grabación se adjunta al correo. Además, encontrará en el correo información detallada sobre el llamante y la llamada:

  • El número del llamante
  • El número al que llamó el llamante
  • La hora de la grabación

Si corresponde, el correo electrónico también indicará qué opción eligió el llamante en el menú de opciones. Si ha activado la función de enrutamiento por código postal, también verá qué código postal ingresó el llamante. Así sabrá aproximadamente en qué región o localidad se encuentra el llamante y podrá tomar medidas adecuadas.

Active su contestador digital

Ahora que sabe cómo funciona el contestador digital y conoce sus ventajas, es hora de activar esta función gratuita. Para ello, simplemente siga los siguientes pasos:

  • Inicie sesión en Mijn Belfabriek
  • Haga clic en Configuración de número en el menú superior
  • En la página de gestión de módulos, active la opción contestador digital
  • Luego, escriba la dirección de correo electrónico donde desea recibir las grabaciones
  • Haga clic en el botón Guardar al final de la página

Nuestros expertos se asegurarán de que esta función funcione perfectamente. ¿Tiene más preguntas sobre el contestador digital o necesita ayuda para activarlo? Nuestro amable servicio al cliente está disponible durante el horario de oficina. Contáctenos al 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).