Un empresario que comienza a considerar el uso de telefonía empresarial a menudo no verá el bosque por los árboles. La oferta dentro del panorama de la telefonía es tan amplia que simplemente realizar llamadas telefónicas o manejar llamadas entrantes ya no cubre todo el espectro.

Quien dice telefonía empresarial, también dice comunicación móvil, manejo automático de llamadas, registro, seguimiento, videollamadas, reuniones a distancia, teletrabajo y mucho más. Cada empresa tiene sus propias necesidades. Por lo tanto, es importante que no solo sepa lo que está disponible en el mercado, cuáles son las necesidades específicas de su empresa o quién puede proporcionarle esas soluciones, sino también cuál es el costo asociado o qué significa en términos de tiempo e infraestructura.

Identificar sus necesidades

Cuando enumere qué funciones y aplicaciones necesita su empresa, es importante no solo mirar lo que ya utiliza hoy y cómo podría convertir el funcionamiento actual en un sistema telefónico más eficiente, económico o moderno. Es igualmente importante tener en cuenta los cambios y nuevas técnicas que podrían utilizarse en el futuro. Aquí se debe mapear la escalabilidad y la adaptabilidad flexible del sistema.

La implementación de telefonía empresarial no puede ser una decisión apresurada. Su empresa depende de una comunicación óptima con clientes, proveedores y empleados. Los deseos de sus clientes también son sus deseos, ya que los clientes son cada vez más exigentes y esperan que siempre esté fácilmente accesible. Ser y seguir siendo competitivo ya no es solo sinónimo de ofrecer el mejor precio, sino que hoy también significa ofrecer la mejor experiencia al cliente posible.

¿Desea una rápida derivación de las llamadas al servicio o persona correcta? Esto puede hacerse a través de una recepcionista tradicional que responde y transfiere todas las llamadas, pero también puede hacerse más fácilmente a través de un menú de selección automático gracias a VoIP. ¿Desea utilizar una cola de espera con notificación? Entonces una central telefónica clásica ya no es suficiente y se deben realizar los ajustes necesarios. ¿Quiere opciones donde también pueda ser accesible fuera de la empresa a través de la transferencia de llamadas a su smartphone? ¿O desea que sus empleados respondan llamadas a través de una laptop?

¿Quiere proporcionar un enlace con su base de datos de clientes para ver inmediatamente los pedidos pendientes con cada llamada? ¿Desea colocar su central telefónica VoIP dentro de la empresa y gestionarla usted mismo, o prefiere externalizarla? ¿Quiere también hacer posible la videotelefonía? Todas son preguntas a las que solo usted conoce la respuesta, pero que juegan un papel importante en la elección final del proveedor o paquete para su telefonía empresarial.

Tomar decisiones

Una elección bien considerada trae consigo muchas ventajas. Un proveedor que piense con usted puede ahorrar mucho en su factura de telecomunicaciones. Pueden asegurarse de que sus medios de comunicación estén siempre actualizados, que la seguridad de sus datos se supervise las 24 horas del día o se proporcione una copia de seguridad, y que se pueda responder con la flexibilidad necesaria a cualquier cambio dentro de su empresa.

A menudo, en esta elección, primero se mira el precio de un paquete ofrecido, pero como en cualquier contrato, también son importantes las letras pequeñas. ¿Hay un costo adicional para ciertas llamadas o todo está incluido en el paquete estándar? ¿Debe mantener su propia central telefónica o esto se proporciona en un paquete de hosting? ¿Qué tan rápido se pueden realizar cambios? ¿A quién puede contactar en caso de preguntas o problemas y, sobre todo, cuándo está disponible este servicio?

En la elección de su telefonía empresarial, usted es el cliente y tiene derecho a la mejor experiencia posible con una solución a medida para su empresa.