Para poder determinar qué sucede cuando se llama al número de teléfono de su empresa, se necesita un plan de llamadas. Pero, ¿qué es exactamente un plan de llamadas? ¿Por qué necesita uno y en qué debe fijarse al elaborar un plan de llamadas?

¿Qué es un plan de llamadas?

Con un plan de llamadas, usted determina qué sucede exactamente cuando se llama a su número de teléfono comercial. Es comparable a un plan de acción. Desde el momento en que suena el teléfono, puede decidir cómo se atenderá a su cliente. Por ejemplo, puede configurar que se reproduzca un mensaje específico al inicio con información importante para el llamante. A esto también lo llamamos un mensaje de bienvenida. También se puede establecer en el plan de llamadas que se redirija a un buzón de voz o a un departamento específico. En resumen, el plan de llamadas es un esquema del recorrido que realiza el llamante cuando lo contacta, para que su cliente sea atendido de la mejor manera posible.

¿Por qué es importante un plan de llamadas?

Un plan de llamadas asegura que haya pensado bien en cómo desea que se atienda a los clientes que lo llaman. ¿Qué es lo primero que deben escuchar sus clientes? ¿Cómo se asegura de que lleguen lo más rápido posible a la persona adecuada? ¿Quiere filtrar llamadas innecesarias mediante un mensaje hablado que los dirija a su sitio web o a un buzón de voz donde el cliente pueda dejar un mensaje? Todas estas son preguntas que puede plantearse al elaborar un plan de llamadas. Al final, un buen plan de llamadas garantizará que sus clientes sean atendidos de manera rápida y satisfactoria cuando lo llamen.

¿En qué fijarse al elaborar un plan de llamadas?

No es difícil elaborar un plan de llamadas. Siempre que haya pensado bien en cómo le gustaría que fuera. Tenga en cuenta al menos los siguientes aspectos:

  • Piense bien en el primer anuncio o mensaje de bienvenida que escucharán sus clientes. Una primera impresión siempre es importante y puede ser determinante para el desarrollo del resto de la conversación.
  • No deje que un llamante espere más de 20 a 30 segundos antes de que alguien atienda la llamada. Esto evita irritación o incluso que los clientes terminen la llamada.
  • Tenga en cuenta que cuando se redirige a un número móvil, esto puede generar hasta 5 segundos adicionales de tiempo de espera. Esto puede influir en su plan de llamadas, ya que no desea que el tiempo de espera se prolongue demasiado.

Por último, un plan de llamadas nunca está fijado para siempre. Siempre puede ajustarlo a nuevos conocimientos o a circunstancias cambiantes. Escuche las experiencias de sus clientes y empleados y ajuste su plan de llamadas en consecuencia. Así, su accesibilidad telefónica se mantendrá siempre actualizada. Para los clientes de Belfabriek, esto es muy sencillo, entre otras cosas, a través de la app fácil de usar. Con esta, puede modificar el plan de llamadas con solo presionar un botón y activarlo de inmediato, donde sea que esté, en casa, de vacaciones, en un viaje de negocios, no importa.