Recibimos regularmente la pregunta de si las grabaciones de conversaciones de nuestra función de grabación de llamadas también son válidas como evidencia en un posible juicio.

Más interesante que una respuesta legal concluyente a esta pregunta —que, por cierto, es mejor obtener de su abogado— es que un uso inteligente de la grabación de llamadas puede, en muchos casos, evitar un costoso y a menudo largo proceso judicial.

Todos hemos experimentado alguna vez que recordamos algo diferente de los acuerdos hechos verbalmente. A menudo se trata de pequeñas diferencias de interpretación o tal vez pasamos por alto un detalle que es importante para la otra parte.

A veces, tal diferencia de opinión sobre lo que se acordó exactamente puede ser grande y tener serias consecuencias.

En tal caso, ayuda que los acuerdos se registren claramente de inmediato de una manera que sea comprensible y aceptable para ambas partes. La grabación de llamadas es una de esas maneras para los acuerdos hechos por teléfono.

A continuación, le damos 3 consejos sobre cómo usar la grabación de llamadas de manera efectiva y cómo evitar así un proceso judicial.

1. Anuncie la grabación

Siempre informe al inicio de la llamada telefónica que se está grabando la conversación y con qué propósito. Puede hacerlo fácilmente añadiendo esto a su mensaje de bienvenida.

De esta manera, crea una situación en la que tanto su interlocutor como usted mismo no harán promesas de las que más tarde preferirían no ser recordados o a las que no querrían estar sujetos.

Es importante que luego no use las grabaciones para un propósito diferente al que indicó en el anuncio.

2. Registre que la grabación es una buena representación del acuerdo

Al acordar verbalmente y de manera explícita que la grabación es una buena representación del acuerdo hecho, evita que surjan discusiones al respecto más adelante.

Puede hacerlo fácilmente grabando en la conversación algo como: “Como sabe, esta conversación está siendo grabada. ¿Está de acuerdo en que guardemos esta grabación para que en el futuro quede claro lo que hemos acordado?”

Cuando el interlocutor responde afirmativamente, indique nuevamente que guardará la conversación.

Ahora ha creado una situación en la que ambas partes pueden estar más tranquilas sobre los acuerdos hechos porque saben que están registrados en la grabación.

3. Use la grabación para desescalar

Cuando aplique los dos primeros consejos, verá que el número de diferencias de opinión sobre los acuerdos hechos disminuye drásticamente. Sin embargo, ocasionalmente puede surgir una situación en la que usted y su cliente no estén de acuerdo y cada uno recuerde algo diferente.

En tal caso, no lleve la situación al extremo diciendo “tengo razón, tengo la grabación para probarlo”. Su cliente se sentirá atacado y será más propenso a intentar demostrar que usted está equivocado, lo que no acercará una solución al desacuerdo.

Es mejor proponer escuchar juntos la grabación para que luego, basándose en los acuerdos previamente hechos, o en un posible nuevo acuerdo, puedan continuar.

¡No se trata de quién de los dos tiene razón!

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