Alemania
Austria
Bélgica
Estados Unidos
Francia
Italia
Países Bajos
Polonia
Reino Unido
SueciaNotas de llamadas: lo acordado queda junto a cada llamada, a la vista de tu equipo.
Una promesa de devolver la llamada, una medida que no cuadraba o un cliente que decidirá la semana que viene: tomas nota debajo de la llamada correspondiente. Desde ese momento tu compañero también lo ve, de modo que el acuerdo no se pierde si un día no estás.
No necesitas un sistema aparte ni otra pantalla, porque el campo de notas está debajo de la llamada, en tu panel.
Mañana el compañero de Sara sabrá lo acordado hoy
Sara apunta debajo de la llamada que el cliente decidirá la semana que viene. Si el cliente vuelve a llamar un día en que ella no está, su compañero ve la nota al momento.
- Una nota en la propia llamada
- Fácil de buscar en el panel
- Todo tu equipo la ve
Qué se pierde cuando nadie toma notas
Lo que acuerdas por teléfono suele quedarse en la cabeza de alguien, en un pósit o en un correo que uno se envía a sí mismo. Por eso solo una persona sabe lo que se dijo.
Tres llamadas después ya no recuerdas el detalle
Recuerdas que se acordó algo, pero ya no si era el catorce o el quince. Para un cliente que cuenta con esa fecha, es la diferencia entre hacerlo bien y hacerlo mal.
Tu compañero tiene que empezar de cero
El cliente vuelve a llamar, le atiende otra persona y tiene que contar su problema otra vez. Para el cliente sois una sola empresa, pero para vosotros eran dos conversaciones sin relación.
Una llamada importante está entre otras sesenta
En una lista con todas las llamadas de hoy, un cliente con interés real no destaca, porque aparece igual que alguien que se equivocó de número.
Traspaso entre compañeros
Uno trabaja a tiempo parcial, otro se va mañana de vacaciones y un tercero coge el teléfono porque los otros dos están hablando. Sin notas, el contexto se queda sobre todo en la cabeza de quien atendió la llamada; con notas, se queda junto a la llamada, donde cualquier compañero lo ve.
Un ejemplo: un cliente llama el lunes por un presupuesto y el comercial promete responderle el martes, así que escribe debajo de la llamada «Cliente espera ajuste de precio lote A, seguimiento el martes». Si el martes por la mañana es el cliente quien vuelve a llamar mientras el comercial está en una reunión, el compañero que contesta ve enseguida de qué se trata. Así tampoco se pierde ninguna petición de devolver la llamada.
Tomar notas durante o después de la llamada y marcarla con una estrella
La estrella y la nota van juntas, pero las usas por separado. Marcas la llamada con un clic mientras aún hablas, y la nota la escribes después.
Marcar una llamada para hacer seguimiento
Con un clic junto a la llamada la marcas, y después filtras tu lista para ver solo las llamadas marcadas. No tienes que inventar categorías ni configurar nada, y todo tu equipo ve la marca.
Ten en cuenta que la marca no cambia nada en el enrutamiento ni en la forma de atender la llamada.
Apuntar lo que se ha acordado
Debajo de cada llamada hay un campo de texto: haces clic, escribes y guardas, ya sea durante la llamada, justo después u horas más tarde. La nota queda vinculada a esa llamada y no es privada, sino visible para todo el equipo.
Útil si escribes de forma breve y concreta: es texto sin formato, sin formularios que rellenar.
Así todo tu equipo trabaja igual: la estrella indica que hay que hacer algo y la nota dice qué, sin que nadie tenga que enviar un mensaje aparte.
Las notas forman solas un historial de cada cliente
Una nota ocupa un par de líneas por llamada. Al cabo de un año tienes un expediente de cada cliente con la información de vuestras conversaciones, sin que nadie lo haya montado como proyecto, porque se fue escribiendo llamada a llamada y no como una tarea posterior.
- 14 de marzo
Primer presupuesto comentado, quiere consultarlo internamente
- 2 de abril
Acepta el 2211, entrega antes del día 14, confirmación por correo
- 11 de abril
Llamó por el retraso del transportista, que no fue culpa nuestra. Le pedimos disculpas
- 3 de junio
Pregunta si el mismo descuento vale para un segundo pedido
Si este cliente vuelve a llamar dentro de medio año, el compañero que conteste lo lee en diez segundos y sabe de qué va, incluido que aquel retraso no fue culpa vuestra. Así el contexto acompaña al cliente en lugar de quedarse con un solo compañero.
Cómo usa tu equipo las notas
Cuándo escribes
cuando quierasDurante la llamada, justo después o al final del día, cuando repasas tu lista. La nota va ligada a la llamada, así que da igual cuándo la escribas.
Qué significa la estrella
lo que acordéisLo acordáis entre vosotros, por ejemplo un cliente con interés real, algo que necesita seguimiento o una llamada que tu responsable debe ver. La estrella no tiene un significado fijo.
Quién la ve y la cambia
compartidaTodo tu equipo ve las notas, porque no son privadas, y es a propósito. Tanto tú como tus compañeros podéis completarlas o recortarlas más tarde.
Dónde la encuentras
filtroEn tu lista de llamadas, filtrada para ver solo las marcadas, o por número, para encontrar el último acuerdo cuando un cliente vuelve a llamar. Así el seguimiento de cada contacto no depende de la memoria de nadie.
Lo que no hacen las notas
Un campo de notas y una estrella bastan para recordar lo que se dijo en una llamada. No llevan estados, no asignan tareas, no envían recordatorios ni hacen informes de tu embudo de ventas. Para eso necesitas un CRM u otra herramienta de ventas, y puedes llevar estas notas a ese sistema a través de la API.
Como el campo es compartido y se puede cambiar, una nota tampoco es un registro: cualquiera puede añadir algo o quitar algo. Es práctico si algo cambia después de la llamada, pero significa que una nota es un apunte de trabajo y no una prueba. Si quieres volver a oír lo que se dijo palabra por palabra, usa la grabación de llamadas, y a ella solo accede el administrador.
Notas de llamadas desde el plan Centralita
Las notas de llamada están en los planes Centralita y Atención al cliente, sin coste adicional y sin límite de notas. En Atención al cliente siguen además a quien llama, de modo que todo el equipo ve en la siguiente llamada lo que se acordó. Puedes probarlas gratis durante 7 días para ver cómo encajan en tu jornada.
A partir del plan Centralita, las notas funcionan con cada número de teléfono español o número de teléfono internacional.
Preguntas frecuentes sobre las notas de llamadas
¿Prefieres hablarlo antes?
Nuestro equipo te ayuda con números y voicebots en cada uno de nuestros países. Llámanos o usa el formulario de contacto.
Ir al formulario de contacto → Llámanos al 900 839 899Son apuntes que escribes debajo de una llamada en tu panel de CallFactory. Ahí pones lo que se acordó, el próximo paso o una petición del cliente, y todo tu equipo lo ve junto a esa llamada. Con la estrella marcas además las llamadas que necesitan seguimiento.
Para que el siguiente paso no dependa de una sola persona. En ventas apuntas el presupuesto, el precio comentado y cuándo hay que volver a llamar; en atención al cliente apuntas el problema, lo que ya se ha hecho y lo que falta. Así cualquier compañero sigue la conversación donde se quedó.
Sí. El campo está debajo de la llamada en tu panel, y puedes escribir en él durante la llamada, justo después u horas más tarde. Casi todo el mundo lo hace en los últimos treinta segundos de la llamada.
No. Todo tu equipo las ve, y esa es la idea, porque una nota privada no ayuda a tu compañero cuando quiere saber lo que se acordó. Escribe cada nota de modo que un compañero pueda entenderla, porque la va a leer.
Sí. Puedes completarla o borrar parte de ella, lo que resulta útil si algo cambia después de la llamada o si por error has escrito algo que no debería estar ahí. Como el campo es compartido, tu compañero también puede hacerlo.
Lo que acordéis entre vosotros. No tiene un significado fijo y no cambia nada en el enrutamiento ni en la forma de atender la llamada: solo sirve para encontrar una llamada entre las demás.
Sí. Siguen vinculadas a esa llamada, así que a lo largo de semanas y meses se va formando solo un historial de cada cliente.
Sí, a través de la API los datos de las llamadas pueden ir a tu propio sistema. Si trabajas con un CRM u otro software de ventas, es el mejor sitio para el contexto del cliente, porque las notas de llamada sirven para lo que se dijo por teléfono y no para sustituir un CRM.
No. Las notas de llamada son apuntes escritos debajo de una llamada, y las grabaciones son el audio de la propia llamada. Puedes usar ambas a la vez, porque se complementan.
Sí. Añades notas a llamadas entrantes, salientes y perdidas, y cada nota se guarda junto a su llamada.
No. Escribes todo lo que haga falta, aunque en la práctica funcionan mejor las notas breves y concretas, porque un compañero las lee de un vistazo y sabe qué hacer.
En Centralita y en Atención al cliente, sin coste adicional y sin límite de notas. En Atención al cliente las notas y las marcas siguen además a quien llama, de modo que en la siguiente llamada de ese cliente tu equipo ve lo que se acordó.
Sí, en el plan Atención al cliente, si activas la grabación con transcripción y resumen por IA en el panel. La nota la sigues escribiendo tú: el resumen dice lo que se habló y la nota dice qué hay que hacer. Por defecto, las grabaciones se guardan treinta días como máximo, y guardarlas más tiempo es una opción de pago.
No. Las notas están en tu panel y solo las ve tu equipo. Quien llama no recibe ninguna información sobre lo que escribes.
En tu lista de llamadas. Filtras por número para ver las llamadas de ese cliente con sus notas, o filtras por las llamadas marcadas con una estrella para ver lo que sigue pendiente.
Escribe hoy tu primera nota de llamada
Marca con una estrella una llamada que necesita seguimiento y escribe una línea debajo, para que mañana todo tu equipo siga sabiendo lo que se acordó.
